Положение об отделе канцелярии аппарата акима города Риддера.

Руководитель отдела канцелярии ГУ «Аппарат акима города Риддера» - Баранникова Татьяна Анатольевна

Биография:

Баранникова Татьяна Анатольевна родилась 28 июня 1964 года, в Алтайском крае Российской Федерации. Русская. Образование высшее – Восточно-Казахстанский государственный университет по специальности «Государственное и муниципальное управление».

Функциональные обязанности:

1. Заведующий работает непосредственно под руководством акима города и руководителя аппарата акима
2. Составляет квартальный план работы отдела, анализирует и обобщает представляемый материал, готовит информации, справки, записки, памятки
3. Осуществляет проверку работы самостоятельных отделов, сельского и поселкового округов
4. Участвует в организации приема акима города
5. Руководит и организует работу отдела
6. Ведет секретное делопроизводство, контролирует прохождение и исполнение секретных документов, учет и хранение, пользование ими в соответствии с Правилами работы с секретными документами
7. Проводит анализ контрольной входящей корреспонденции для снятия с контроля акимом города
8. Изучает и обобщает практику работы по контролю за исполнением документов в отделах аппарата акима города и вносит предложения по совершенствованию контроля; готовит документы по проведению Дня контроля
9. Организует работу секретаря приемной, экспедитора аппарата акима (своевременная рассылка документов) и машбюро аппарата акима в соответствии с требованиями по учету, изготовлению и хранению бланков с изображением Государственного герба Республики Казахстан
10. Является ответственным по качеству в системе менеджмента качества ГУ «Аппарат акима города Риддера», подчиняется непосредственно ПРК (представителю руководства по качеству) и является его заместителем по вопросам разработки, поддержания в рабочем состоянии и совершенствования системы менеджмента качества
11. Составляет сводную номенклатуру дел аппарата акима города. 

Контакты:

Наш адрес: ВКО, г. Риддер, ул. Семеновой 19 
E-mail: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. 
Телефон: 8 (72336) 40567
Факс: 8 (72336) 42573

Главный специалист отдела канцелярии - Нигметжанова Риза Советовна 

Функциональные обязанности:

1. Осуществляет работу по сбору учетных сведений физических и юридических лиц Автоматизированной Информационной Системы Единый Учет Обращений Лиц у структурных подразделений аппарата акима города, для последующей выгрузки учетных сведений в Управление правовой статистике и специальным учетам Генеральной Прокуратуры Республики Казахстан по Восточно-Казахстанской области

2. Готовит ежеквартальные и годовой статистические отчеты формы № 1-ОЛ «О рассмотрении обращений физических и юридических лиц»

3. Осуществляет контроль за своевременной регистрацией и соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан в аппарате акима города.

4. Осуществляет регистрацию принятых акиматом города постановлений и акимом города решений и распоряжений, контроль за их подготовкой в соответствии с регламентом, формирование перечней решений и распоряжений акима, постановлений акимата города в электронном виде

5. Производит сверку и выдачу копий нормативно-правовых актов на основании предоставленных запросов.

6. Обеспечивает контроль за выполнением постановлений акимата области, решений и распоряжений акима области.

7.Готовит ежемесячно и ежеквартально отчеты о ходе выполнения контрольных нормативных актов областного акимата.

8.Подготовка и отправка документов в АИС «Учет постановлений и распоряжений»;

9. Должен знать  и применять  политику в области качества.

10. Готовит совместно с другими подразделениями предложения  об изменении действующих или отмене утративших силу внутренних нормативных документов.

11. Участвует в разработке и улучшении внутренних нормативных документов.

12. Проводит работу по совершенствованию качества оказываемых государственных услуг.

Главный специалист отдела канцелярии - Оралбаева Ардак Жанатовна

 Функциональные обязанности:

1.  Обеспечивает единый порядок ведения общего делопроизводства в аппарате акима города в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

2. Регистрирует, вводит в компьютер поступающую корреспонденцию, печатает регистрационно-контрольные карточки, вводит в компьютер резолюцию руководства, отметки о прохождении, исполнении и снятии с контроля документов.

3. Ведет своевременную обработку и доставку входящей корреспонденции для рассмотрения акимом города, его заместителями и заведующими отделами.

4. Ведет картотеку контрольных документов, формирует и корректирует базу данных по документообороту.

5. Ведет регистрацию и проверяет правильность оформления исходящей корреспонденции в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

6. Работает с программным обеспечением «Lotus Notes» в разделе базы данных «организационно-распорядительные документы».

7. Готовит ежемесячно отчеты по внедрению государственного языка в делопроизводство.

8. Готовит годовые отчеты по документообороту аппарата акима города.

9.  Составляет сводную номенклатуру дел аппарата акима города, осуществляет контроль за формированием документов в дела согласно номенклатуре в отделах аппарата акима города;

10. Проводит ежегодную подготовку и сдачу в архив документов, подлежащих хранению

11. Осуществляет регистрацию поступивших документов в ЕСЭДО;

12. Подготовка и отправка проектов документов в ЕСЭДО;

13. Контроль за качеством перевода с государственного на русский м с русского на государственный языки переводчиками отдела.

14. Должен знать  и применять  политику в области качества.

15. Готовит совместно с другими подразделениями предложения  об изменении действующих или отмене утративших силу внутренних нормативных документов.

16. Участвует в разработке и улучшении внутренних нормативных документов.

17. Проводит работу по совершенствованию качества оказываемых государственных услуг.